某園區物業檔案建立與管理
園區物業檔案建立與管理
檔案資料管理是物業管理工作中的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為園區的公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統、電腦系統和原始文件資料管理三個手段,建立與完善【**新城國際】檔案管理體系,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理,為業主服務。
(一)檔案建立
檔案資料的分類:
1、開發商提供的資料
各類圖紙;
各類設施設備單位和聯系人、保修卡和說明書;
所有房屋驗收的合格證明;
所有業主商品房買賣合同的復印件;
業主基本情況表等;
房屋維修記錄。
2、管理處自建檔案資料
物業資料;
住戶資料;
日常管理資料;
車輛管理檔案;
裝修管理檔案;
工程返修檔案;
維修服務檔案;
收費管理檔案;
設備管理檔案;
社區文化檔案;
業主意見征詢、統計記錄;
服務質量回訪記錄;
住戶投訴及處理記錄;
員工檔案管理;
培訓檔案;
行政文件;
業主管理委員會文件。
(二)檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案管理要求
1、多種形式的檔案儲存方式并利于保管。
2、電腦儲存,便于查找和利用。
3、原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。
4、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄并分柜保存。
5、檔案管理人員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續并及時收回,防止文件流失和泄密。
6、檔案存放的環境要求達到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。
