第1篇 a物業集團工程技術資料管理程序
jj物業集團有限公司程序文件文件
工程技術資料管理程序
1.0目的
通過對所轄物業的工程技術資料進行規范管理,以便于相關部門查閱和使用,更好地為設備設施管理、維護服務。
2.0適用范圍
適用于物業集團工程技術資料的管理。
3.0職責
3.1各物業公司(管理處)負責物業接管后所有工程合同、圖紙、預結算書、設備技術資料等工程技術資料的收集、整理、分類、編號、編目、歸檔。
3.2各物業公司(管理處)明確相關部門專人負責工程技術資料的匯總登記、保管及借閱,保證資料的完好、齊全,及時更新。
3.3業務總部對工程技術資料的收集、存檔等管理進行業務指導、培訓。對各單位的工程技術資料進行存檔備查。
3.4全面質量管理辦公室定期對資料的管理進行檢查。
4.0工作內容
4.1資料接收
4.1.1各物業公司(管理處)從開發商、分包方處等接收工程圖紙、技術資料及其目錄。
4.1.2各物業公司(管理處)收集、整理在施工過程中形成的工程技術資料,建立相關《工程資料清單》。
4.1.3物業接管驗收資料、圖紙及其目錄的移交,須經接管項目負責人簽名確認。
4.1.4設備設施須填寫單機《設備卡》,匯總后建立《設備臺帳》并報業務總部備案。
4.1.5設備設施添置、更新及大修后,相關檔案資料須及時更新,設備報廢后相關資料要及時封存,并報業務總部備案。
4.2審查
各物業公司(管理處)對所轄工程技術資料的份數、完整性認真審查,確認無誤后整理、存檔,將相關資料一份連同《工程資料清單》提交業務總部備存并做好交接手續。
4.3借用
4.3.1業務總部、各物業公司(管理處)相關部門將工程資料匯總歸檔后,建立《資料借用登記表》,由專人負責資料的借用及歸還驗收、登記。
4.3.2本部門人員借用工程資料,須做好登記。非本部門人員借閱經部門負責人同意后方可,并在做好借用和歸還登記。
4.3.3外單位人員借用工程技術資料時,須提出申請經單位負責人批準后借閱,并做好借閱登記,限期歸還。
4.4保管
4.4.1物業集團工程技術資料、圖紙由各物業公司(管理處)、業務總部統一歸檔、存放、保管,確保資料完整齊全。
4.4.2各物業公司(管理處)明確具體部門負責工程技術資料的管理。
4.4.3相關部門應確保場地、辦公設施及人員的配備,做好防潮、防火、防蟲等措施,保證資料的安全、完好。
5.0相關文件
無
6.0記錄表格
6.1《工程資料清單》(qr-4.2.3-04-01)
6.2《資料借用登記表》(qr-4.2.3-04-02)
6.3《設備臺帳》(qr-6.3-01-01)
6.4《設備卡》(qr-6.3-01-02)
第2篇 物業集團工程技術資料管理程序
jj物業集團有限公司程序文件文件工程技術資料管理程序
1.0目的通過對所轄物業的工程技術資料進行規范管理,以便于相關部門查閱和使用,更好地為設備設施管理、維護服務。
2. 0適用范圍適用于物業集團工程技術資料的管理。
3. 0職責3.1各物業公司(管理處)負責物業接管后所有工程合同、圖紙、預結算書、設備技術資料等工程技術資料的收集、整理、分類、編號、編目、歸檔。
3. 2各物業公司(管理處)明確相關部門專人負責工程技術資料的匯總登記、保管及借閱,保證資料的完好、齊全,及時更新。
3. 3業務總部對工程技術資料的收集、存檔等管理進行業務指導、培訓。
對各單位的工程技術資料進行存檔備查。
3. 4全面質量管理辦公室定期對資料的管理進行檢查。
4.0工作內容
4.1資料接收
4.1.1各物業公司(管理處)從開發商、分包方處等接收工程圖紙、技術資料及其目錄。
4.1.2各物業公司(管理處)收集、整理在施工過程中形成的工程技術資料,建立相關《工程資料清單》。
4.1.3物業接管驗收資料、圖紙及其目錄的移交,須經接管項目負責人簽名確認。
4.1.4設備設施須填寫單機《設備卡》,匯總后建立《設備臺帳》并報業務總部備案。
4.1.5設備設施添置、更新及大修后,相關檔案資料須及時更新,設備報廢后相關資料要及時封存,并報業務總部備案。
4.2審查各物業公司(管理處)對所轄工程技術資料的份數、完整性認真審查,確認無誤后整理、存檔,將相關資料一份連同《工程資料清單》提交業務總部備存并做好交接手續。
4.3借用
4.3.1 業務總部、各物業公司(管理處)相關部門將工程資料匯總歸檔后,建立《資料借用登記表》,由專人負責資料的借用及歸還驗收、登記。
4.3.2 本部門人員借用工程資料,須做好登記。
非本部門人員借閱經部門負責人同意后方可,并在做好借用和歸還登記。
4.3.3 外單位人員借用工程技術資料時,須提出申請經單位負責人批準后借閱,并做好借閱登記,限期歸還。
4.4保管
4.4.1物業集團工程技術資料、圖紙由各物業公司(管理處)、業務總部統一歸檔、存放、保管,確保資料完整齊全。
4.4.2各物業公司(管理處)明確具體部門負責工程技術資料的管理。
4.4.3相關部門應確保場地、辦公設施及人員的配備,做好防潮、防火、防蟲等措施,保證資料的安全、完好。
5.0相關文件無6.0記錄表格
6.1《工程資料清單》(qr-
4.2.3 -04-01)
6.2《資料借用登記表》(qr-
4.2.3 -04-02)
6.3《設備臺帳》(qr-
6.3-01-01)
6.4《設備卡》(qr-
6.3-01-02)
