企業文書管理規則規定
企業文書管理規則
□ 總則
第一條 目的
為使文書管理制度化,以增進文書處理之品質及效率,特訂定本規則。
第二條 范圍
本規則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條 總收發部門
總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理。總收發部門負責文書之收受及發送。
第四條 管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經理室或管理處為管理部門;營業、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書,得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書,以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。
(三)關系企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。
(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜;文書未按規定處理者,管理部門不得受理。
第五條 主辦及會辦部門
(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門,如有涉及其他部門時,其他部門則為該項文書的會辦部門。
(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。
□ 行文
第六條 行文類別
(一)函:發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業各公司間及公司內各部門間行文使用。
(二)公告:就主管業務向公眾或特定對象宣布時使用。
(三)便函:關系企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。
(四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
(五)電報:業務處理須以電報行文時使用。
(六)表格式公文:政府機關規定之表格式公文及公司人事令等,可依實際需要印為固定格式使用。
(七)其他:
1.司法文書依據司法部門規定程序實施;訴訟文書,依政府有關部門訴訟審議 委員會規定程序實施。
2.會議紀錄及例行表報等的發送不必行文。
第七條 行文名義、署名及印信借用
(一)對關系企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下:
1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:
屬政策性或影響公司重大權益的行文。
2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章:
對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。
3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。
①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。
②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。
③對稅務、金融機關的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規定者從其規定)。
4.以公司名義,由經理署名、蓋經理職銜簽字章。
對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。
營業、資料、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。
5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。
營業、資材、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。
6.以部門名義蓋部門章:
①采購部門對廠商的行文。
②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業務之權責范圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。
7.應依本款第四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者,得蓋用公司公章行文。
8.因環境特殊或事實需要,須另行規定行文名義、署名及印信使用者,應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。
(二)關系企業各部門間應以部門名義行文,并依下列規定簽署、用印:
1.正式行文者,以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之;以業務接洽便函行文者,由經辦部門主管及經辦人署名,蓋用部門章。
2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件,蓋用部門章。
3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。
4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等),須加蓋公司或業務專用章的文件,均應蓋章,并視業務需要依規定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。
(四)特定簽署人及印信的文件從其規定。
(五)需以對等身份的簽署人名義復文者,應斟酌實情處理。
第八條 行文的判行權限
(一)以董事長署名行文者,應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。
(二)以總經理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外,應送各公司總經理室轉呈總經理判行。
(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。
(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者,應由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應由經理級人員判行。
(七)因專案業務需要,如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義,須蓋用董事長或總經理之業務專用章者,行文時應經各該業務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。
(八)固定格式文書,應由署名的主管于原稿判行后,授權業務主辦部門主管依式行文。
□ 文書處理程式
