后勤集團記錄管理規定

后勤集團記錄管理規定

后勤集團記錄管理規定

為能真實地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預防和改進措施提供信息,并為集團和本單位工作運行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據,集團在工作運行中所發生的各種記錄,均應有效地進行管理,特制訂本規定。

一、定義

記錄是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。

二、適用范圍

本規定適用于集團所有發生記錄的單位、部門和員工。

三、職責

1.集團質量檢驗部負責設計《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團管理者代表審批。

2.各單位負責設計本單位《工作指導書》中需要的記錄表格,并由本單位負責人審批,并報集團質量檢驗部備案。

3.各單位負責設計本單位運行中所需要的各種記錄,并由單位負責人審批。

4.修改記錄時,應向審批人提出申請,經審批人審核批準后方可修改。

5.修改后的記錄,必須經單位負責人審批后方可使用。

6.各單位應每半年統計一次記錄的發生情況,并認真填寫《記錄清單》。

四、記錄的分類

1.質量管理體系運行的記錄:

集團《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄;

各單位《工作指導書》中記錄樣冊里的全部記錄。

2.各單位工作運行中確認的各種記錄。

五、記錄的標識

1.與質量管理體系運行有關的記錄,其標識方式按照集團《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執行。

2.工作運行中的記錄,各單位應規定統一的編號方法。

3.非表格化且不便于編號標識的記錄,可用記錄名稱形式標識。

六、記錄的使用要求

1.經審批確認的各種記錄,要發至相應崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

2.工作場所使用的各種記錄,應由崗位工作人員填寫,別人不得代填。

3.填寫記錄時應認真、及時,不得發生補填、提前填寫等現象。記錄填寫要完整,填寫內容要真實,不得缺項,不得作假,字跡應清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。

七、記錄的保存

1.各單位應由專人負責本單位質量管理體系運行和有關工作運行的記錄的檢查、收集。

2.對收集的記錄應進行整理、分類歸檔。

3.記錄要存放在適宜的地點,防止記錄的損壞或丟失。

4.借閱記錄時要有登記,并及時歸還。

5.按照規定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。

6.需要銷毀的記錄,經本單位負責人批準后,方可辦理回收、銷毀手續。

八、附則

1.本規定的擬訂、修改和解釋由集團質量檢驗部負責。

2.本規定自公布之日起執行。集團辦字〔2004〕6號《關于下發z后勤集團生產運行記錄管理暫行規定的通知》及《z后勤集團生產運行記錄管理暫行規定》同時廢止。