第1篇 z業主檔案管理規定
1.目的
1.1規范業主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業服務中心業主檔案的動態管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規定具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業戶檔案的管理,為嚴格對業戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規范性,加強對業戶資料的保密工作,特制定如下管理規定。
5.業主檔案內容。
5.1收樓資料;
5.2收樓證明書;
5.3管理規約簽約頁;
5.4樓宇遺留記錄;
5.5業主身份證復印件(業主及家人小一寸照片二張);
5.6《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內裝修管理協議》、《裝修承諾書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業執照及資質證復印件,業戶委權/委托書等);
5.7《物業服務合同》
5.8《業主家庭情況登記表》
5.9《物品資料及鑰匙簽收表》
5.10《業主證領用登記表》
5.11《業主收樓房屋檢查情況表》
5.12《違章處理通知單》
5.13 業主的有關證件復印件。
5.14 其它應保存的資料。
6. 業主檔案袋的整理
6.1業戶資料整理、分類:
6.2 資料按一戶一檔,分區、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3 業戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業主檔案資料情況'表;
6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:
6.5 業戶資料歸檔時間和更新:
6.6 客服組辦理完單元交付手續后,將業戶資料交于前臺;
6.7 前臺中班人員將業戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8 對已收樓業戶平時所新增的資料由客服組按上述規定處理;
6.9 客服組前臺每月30日進行一次檢查,發現問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統一清理;
6.11 銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業戶檔案,抽取有關業戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業戶檔案柜除業戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業主檔案的跟蹤:
9.1對產權發生變更的業主。管理處應及時為新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業經理批準,經客服組主任辦理登記手續后方可查閱。
9.3業主檔案應永久保存。
9.4將各業主資料輸入電腦進行管理。
10.本規定執行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據之一。
11.記錄
第2篇 金融大廈業主檔案資料管理規定
金融中心(大廈)業主檔案資料管理規定
1.目的:
規范業主檔安資料的管理。
2.職責范圍
2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
3.管理規定
3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
3.2業主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
3.3業主檔案的內容包括:業主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業管理公約。
3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印。
3.5未經領導同意不得擅自將業主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調人及時歸還。
3.6檔案的管理環境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質。
3.7日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即進行修復處理。
質量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05
第3篇 小區業主檔案管理規定6
小區業主檔案管理規定(六)
為規范本小區業戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便于開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規定:
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;
3、客戶信息檔案的內容包括:業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更,保證信息的準確性;
5、業主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關人員查閱,以保護業主的隱私,維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久保存,及時與業主溝通,及時變更業主信息,保證其準確性。
第4篇 某物業項目業主檔案資料管理規定
物業項目業主檔案資料管理規定
1.職責范圍
1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
1.3業主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
1.4業主檔案的內容包括:業主入住登記表、房屋裝修聯系表、裝潢施工安全保證責任書、室內設施驗收表、住戶裝潢協議書、物業管理合同、住宅移交手續。
1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印。
1.6未經領導同意不得擅自將業主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《檔案資料調出登記》,并督促借調人及時歸還。
1.7檔案的管理環境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質。
1.8日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即修復。
2.質量記錄:
2.1《檔案資料調出登記》c7.5.1-5.20-a
第5篇 住宅區業主檔案管理規定
住宅園區業主檔案管理規定
第一條業主檔案分類
1.住戶檔案:業主資料;裝修資料;其他資料。
2.商業網點資料:業主資料;裝修資料;其他資料。
第二條住戶檔案
1.業主資料:由開發商發出的《“商品房”入住通知單》原件,業主及家庭成員的照片;《業主及家庭成員的情況表》,業主及家庭成員身份證復印件,《入住驗房表》,購房合同或租賃合同復印件,《業主臨時公約》,《管理費用銀行托收合同》,《入住申請表》,存折復印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會簽單》。
2.裝修資料:《裝修申請表》、《裝修驗收表》,室內裝修平面示意圖,施工隊營業執照復印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他資料。
第三條商業網點檔案
1.業主資料:購房合同或租賃合同復印件,營業執照,商業單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業主或商業單位法人代表身份證復印件,《業主公約》。
2.裝修資料:《裝修申請表》,消防批文,特種行業(如:飲食)許可證(如:衛生許可證、環保證明等)復印件,《裝修驗收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調、通風、裝飾、招牌和隱蔽設施等),施工隊的營業執照復印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他:臨時訂立的其他協議等(如:飲食行業的垃圾清運協議或租用車位、公共場地設施等)。
第四條檔案管理辦法
1.按《文件與資料的控制程序》中規定的進行編號,分類管理。
2.建立檔案目錄,并整理成冊。
3.個別資料業主(住戶)有困難提供或不需提供的,經管理處主任同意,可以不提供。
第6篇 新世界地產物業業主檔案管理規定
新世界物業業主檔案管理規定
1.目的
1.1規范業主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業服務中心業主檔案的動態管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規定具體實施業主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規范性,加強對業戶資料的保密工作,特制定如下管理規定。
5.業主檔案內容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業主家庭情況登記表》;
5.1.2《業主證領用登記表》;
5.1.3業主身份證復印件(業主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業服務合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請審批表》;
5.2.2《住宅室內裝修管理協議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗確認書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理條例》;
5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業執照及資質證復印件,業戶委權/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業主來函;
5.3.2客戶服務單;
5.3.3催繳費通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業主檔案袋的整理
6.1業戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3業戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業戶資料歸檔時間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續后,將業戶資料交于前臺;
6.7前臺中班人員將業戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對已收樓業戶平時所新增的資料由客服組按上述規定處理;
6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發現問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統一清理;
6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業戶檔案,抽取有關業戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業戶檔案柜除業戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業主檔案的跟蹤:
9.1對產權發生變更的業主。管理處應及時為新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業部經理批準,經客服組主任辦理登記手續后方可查閱。
9.3業主檔案應永久保存。
9.4將各業主資料輸入電腦進行管理。
10.本規定執行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據之一。
11.相關文件和記錄
11.1《業主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業主檔案目錄》
