業戶入伙管理工作程序
1.0程序目的
通過對業主入伙時各項工作進行明確分工,確保業主入伙時各項手續能順利辦理,使業主滿意。
2.0適用范圍
適用于管理處所管物業內業主入伙工作的管理。
3.0主要職責和權限
3.1管理處經理全面負責業主入伙的各項組織工作。
3.2客服中心負責接待、引導業主辦理入伙手續,落實各項工作。
4.0程序內容
4.1業主入伙前的準備工作
4.1.1客服中心應準備好業主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊》《治安、消防責任書》等及相關表格。
4.1.2維修部應查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發建設單位遺留問題的,應知會客服中心與相關單位落實解決。
4.1.3保潔部應做好入伙樓層及單元的清潔衛生工作。
4.2業主入伙手續的辦理
4.2.1客服中心負責審核業主入伙條件和留存有關資料,主要審核以下內容:
1) 入伙通知書(留存原件);
2) 房地產買賣合同(附所購物業平面圖)并留存復印件;
3) 如屬個人業主,應提供業主身份證或護照,并將以上資料復印件留存;
4) 如屬企業法人,應提供營業執照(留存復印件上加蓋企業公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照。
5) 屬業主或企業法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原件)。
4.2.2客服中心應指定人員負責接待、指導業主辦理如下入伙手續:
1) 協助業主在財務室繳納各項費用;如業主未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續。
2) 填寫《業主檔案登記表》;
3)簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發放《住戶手冊》、裝修規則》;
5)帶領業主驗收物業,并請業主在《收樓驗收表》中簽字;
6)如業主同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;
4.2.3如業主轉租,除辦理上述手續外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時要求業主提交租賃合同(留存復印件),不愿提交租賃合同的業主,需由業主簽署委托租戶全權租用及交納一切相關費用的授權書。
4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續的辦理
4.3.1客服中心應指定人員負責審核租戶入伙資料,內容包括:
租賃入伙通知書;
房屋租賃合同(附物業平面圖)并留存復印件;
如屬個人租戶,應提供業主身份證或護照,并留存復印件;
如屬企業法人,應提供營業執照(留存復印件上加蓋企業公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照(留存復印件);
如屬非個人或企業法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原件)。
4.3.2客服中心應指定人員負責接待、指導租戶辦理如下入伙手續:
協助租戶在財務部繳納各項費用;如租戶未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續。
填寫《租戶基本情況表》;
簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發放《住戶手冊》、《裝修規則》;
5)帶領租戶驗收物業,并請租戶在《收樓驗收表》中簽字;
6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;
4.4業主/租戶特約代辦服務
如業主/租戶需要管理處提供已開設的特約、代辦服務項目,則客服中心應為其填寫《特約代辦服務單》,并安排提供服務。客服中心收費文員負責按表中相關項目,參照《費用收取標準》收取相應費用。
4.5業主/租戶檔案管理
客服中心負責為每個入伙的業主/租戶建立檔案并妥善保管,檔案內容應包括:《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》、《房地產買賣合同》(復印件)或《房屋租賃合同》、《平面圖》、身份證復印件、《收樓驗收表》、《收樓書》、《治安消防責任書》、《業主檔案登記表》、《管理公約》。若業主為法人單位,還需提供:企業法人營業執照復印件、法定代表人證明書、法人授權委托證明書、經辦人身份證復印件。
5.0支持性文件
5.1《管理公約》
5.2《治安、消防責任書》
5.3《費用收取標準》
5.4《住戶手冊》
5.5《裝修規則》
6.0操作記錄
6.1《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》
6.2《業主基本情況表》
6.3《收樓驗收表》
6.4《收樓書》
6.5《特約代辦服務單》
