第1篇 工作記錄管理標準作業工作程序
一、目的
規范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業部管理服務工作中各種規定記錄的管理工作。
三、職責
1、公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監督。
2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規程關于記錄控制的規定和要求。
四、程序要點
1、記錄的作用
(1)證據的作用:為體系、過程、活動是否符合規定提供證據。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態提供分析的信息、數據和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質量體系文件規定、設計并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應使用規定的記錄格式。
(2)應由規定的人填制。
(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應按規定履行編制、審核、批準手續。
4、記錄的標識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執行《質量體系文件編碼管理標準作業程序》的相關規定。
(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應按下列要求進行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發各部門,作為使用、形成質量記錄的依據。《工作記錄清單》應隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執行《文件和資料管理標準作業程序》的相應規定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應按規定的路線和時間進行傳遞,以發揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執行《質量體系文件和資料管理標準作業程序》的相應規定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質的記錄應予歸檔:
a、有關物業接管驗收的記錄;
b、有關委托物業管理合同的記錄;
c、有關質量策劃――計劃的記錄;
d、有關質量體系文件發放審批,更改審批的記錄;
e、有關組織機構設置,調整和職責權限規定的記錄;
f、有關重大安全責任事故的記錄;
g、有關火災、重大治安事件的記錄;
h、有關管理評審內部質量審核的記錄;
i、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄;
j、有關工作檢查、評比的記錄;
k、有關員工績效考評的記錄;
l、有關工作狀態、設備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應按規定將應予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業程序》。
(3)歸檔文件應妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規定的交歸部門或人員負責保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業程序》的相應規定進行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規定。
五、記錄
《質量記錄清單》
六、相關支持文件
1、《質量體系文件編碼管理標準作業程序》
2、《質量體系文件和資料管理標準作業程序》
3、《檔案管理標準作業程序》
第2篇 管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強對工作記錄的標識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門工作記錄包括一切與服務質量有關的記錄,如人員資格證書和培訓記錄、分承包方的有關合同、協議書和資格證明、各類現場工作記錄、閉路監控系統錄像帶、顧客來信等。
2.管理職責
2.1綜合管理部負責監督、檢查各部門工作記錄控制情況。
2.2各部門文件主管指定專人負責本部門工作記錄的管理。
3.現場工作記錄的管理
3.1現場的工作記錄應裝在文件夾中,并在文件夾上標明該記錄名稱。
3.2現場工作記錄應字跡清晰,無污損或破損等現象。各業務班長應負責對現場的工作記錄進行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進行作廢處理。
4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應按照不同崗位、專業的類別進行排序,確保序號的連續性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進行合理地編目、標識,以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結合管理處的實際情況,對已收集的工作記錄進行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進行。對于數量較少或延續性不強的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進行;對于數量較多或延續性不強的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進行。
4.5如工作記錄是傳真件,應復印后保存復印件。如工作記錄破損,應即時修補。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應安排適當的地點對已歸檔的工作記錄進行存放,并標識工作記錄的名稱、產生的時間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲清單》上進行登記。《工作記錄存儲清單》須定期校正,一般每月進行一次,以確保準確性。
工作記錄的保管應注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負責。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時間超過1天(隔夜外借)時,須經部門主管批準后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負責跟進,并及時收回歸檔。
7.工作記錄的報廢
文件管理員應參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經綜合管理部主管批準后作報廢處理。
閉路監控系統錄像帶的保存期限至少為一個月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號文件名稱保存時間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請表至少1年
7物資申請報告至少3年
8物資申請單至少1年
9ci制作申請表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂設施運行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現場監控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來訪人員登記表至少1年
19物資搬運放行條至少3年
20管理處進出人員登記表至少1年
21裝修申請表永久保存
22裝修管理責任書永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書至少1年
26停車場車位租用協議書失效后保存1年
27停車場管理協議書失效后保存1年
28停車場車輛情況登記表至少2年
29駛出車輛異常情況記錄表至少3年
30停車卡不存
31車輛進出憑證至少1月
32未收費車輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習情況記錄表至少2年
37消防設施清單永久保存
38公用設施保養維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設施通知至少1年
40分承包方設備保養維修記錄表失效后保存1年
41設備(工具)匯總表失效后保存1年
42設備(設施)檢查記錄表至少5年
43機電設備年度檢修計劃至少5年
44設備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養效果評估表至少3年
46電力運行記錄表至少3年
47智能門禁系統檢查表至少1年
48電纜絕緣測試記錄表永久保存
49閉路監控系統維護保養記錄表至少1年
50業主(住戶)資料卡永久保存
51委托銀行代收款協議書永久保存
52____房屋交付驗收表永久保存
53物品領用登記表永久保存
54租戶管理協議書永久保存
55工程遺留問題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務
情況記錄表至少5年
60代客購物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務協議書至少5年
63客戶服務情況統計分析報告至少5年
64家庭服務回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶管理協議書至少5年
73商鋪消防管理責任書至少5年
74商鋪從業人員情況登記表至少5年
75商鋪設施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調動通知書員工離職后1年
78人員編制申請表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗收情況通報表至少5年
81房屋驗收記錄表永久保存
82職員(工)即時獎懲通知書至少2年
83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年
85內務管理情況檢查記錄表至少1年
86技術維修類人員等級考核個人申報表員工離職后1年
87技術維修人員部門考核評分表員工離職后1年
88員工過失通知書員工離職后1年
89員工警告通知書員工離職后1年
90員工獎勵通知書員工離職后1年
91解除勞動合同審批表員工離職后1年
92解除勞動合同通知書員工離職后1年
93離職人員完善手續表員工離職后1年
94業務管理部綠化(地)養護巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(借)用單至少2年
101倉庫物資盤點表至少2年
102工作記錄存儲清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報廢申請表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開后1年
106培訓(會議)記錄表至少1年
107崗位證書登記表失效后1年
108培訓計劃至少2年
109社區文化活動記錄表至少2年
110管理報告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
