第1篇 物業入伙管理工作程序
物業入伙管理程序
1.目的
本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和安排,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入伙。
2.適用范圍
適用于公司所承接管理的新物業項目入伙手續。
3.相關文件
3.1質量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2iso9002標準之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物業的驗收程序
3.4業主(客戶)維修安裝服務
3.5物業提供給業主(客戶)的文件的控制
4.職責
4.1物管部負責入伙管理中的主要事務。
4.2財務室負責向業主收取各種規定的費用。
4.3工程部負責入伙管理中必要的維修服務。
4.4保安部負責入伙管理中監督檢查安全事務。
5.實施程序
5.1入伙準備工作
5.1.1物管部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:
a.入伙時間
b.入伙手續
c.入伙過程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作計劃程序應由物業總經理批準。
5.1.3物管部應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》。
詳細說明:
a.需業主(客戶)準備的證明材料;
b.需業主(客戶)填寫的表格;
c.辦理入伙手續的程序。
5.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,便于業主(客戶)辦理各項手續。
5.2 入伙審查登記
5.2.1物管部應建立入伙登記表。物管部對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料。應包括:
a.《用戶手冊》
b.《裝修須知》
c.《裝修審批表》
d.《驗收交接表》
e.《住戶公約》
5.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中的業主簽收,或由物管部人員注明。
5.2.3在提供給業主(客戶)的《入住登記冊》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:
a.身份證或工作證復印件;
b.購/租房合同的正本及復印件;
d.已簽署的《住戶公約》。
5.2.4物管部對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證。驗證內容包括:
a.表格填寫是否完整、正確和清晰;
b.住戶公約是否已簽署;
c.身份證明文件與購/租房合同及《業主(客戶)登記表》是否一致。
5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。
5.3預交費用
5.3.1物管部應按《深圳經濟物區住宅區物業管理條例》或市工商行政部審核價,通知業主(客戶)去財務室交納相關的預交費用。
5.3.2財務室根據《預交費標準》向業主(客戶)收取各項費 用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:裝修管理費、裝修保證金等。
5.3.3財務室應通知物管部已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。
5.4 發放鑰匙及房屋驗收
5.4.1上述手續完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記,同時應和業主(客戶)驗收房屋內設施。
5.4.2物管部人員與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《物業入伙交接記錄》上簽字確認。
5.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由物管部人員通知相關部門整改。整改合格后,由業主(客戶)驗收認可后,再發放鑰匙。
5.5 入伙后的裝修管理
5.5.1物管部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求。具體內容參考程序文件qp-4.5《裝修管理》。
6.相關記錄
6.1物業入伙交接記錄
6.2入伙登記冊
6.3業主入伙費用收費標準
第2篇 住宅物業入伙管理控制工作程序
物業程序文件
--住宅物業入伙管理控制程序
1.0目的
2.0適用范圍
適用于物業服務中心所轄住宅類物業的入伙管理。
3.0職責
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙辦理程序
4.2.1新業主入伙手續的辦理:可參照《業主收樓流程圖》執行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據實際情況需求,由物業服務中心總監/經理做出適當步驟調整,內容不變。
4.2.1.1核對業主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收由發展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;
b、核對業主身份證及復印件,確定業主身份,若屬委托代辦收樓手續的須核實業主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復印件保留存檔;
c、核對業主與發展商簽訂的《商品房買賣合同》復印件、《物業維修基金》回執原件,及發展商出具的《繳款通知書》等辦理相關手續。
4.2.1.2入伙費用繳交
a、接待人員指引業主到收費處繳交收樓的一切費用,財務人員按收費項目及標準,詳見相關項目《業主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據交給業主,并在《收樓手續單》相關欄簽名;
b、業主交齊一切費用后,財務部工作人員協助/引導業主簽署《委托銀行繳費協議書》,并將代開設的銀行繳費存折發放給業主;
4.2.1.3文件簽署、物品發放
a、簽約人員引導業主與交樓人員簽署相關文件,填寫《收樓手續單》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》《業主規約》《消防安全承諾書》《業主收樓物品/資料簽收單》,并發放《前期物業服務合同》《業主規約》《前期物業服務合同》《房屋質量保證書》《房屋質量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;
b、引導業主填寫《證件辦理申請表》辦理相關證件。
4.2.1.4現場驗樓
a、通知現場驗樓人員帶領業主到現場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統、智能化系統、給水系統、排水系統、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數,雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;
b、如需留匙,現場驗樓人員指引業主到鑰匙發放處辦理手續,并簽署《鑰匙托管聲明》。
4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執行。
4.2.1.6業主檔案整理、歸檔:按《業主檔案管理控制程序》執行。
4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。
4.2.2二手業主入伙手續的辦理:可參照《二手業主收樓流程圖》執行
4.2.2.1核對業主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收二手業主入伙所需資料:二手業主與原業主簽訂的《商品房買賣合同》或房產證、有效身份證原件、指定銀行存折;
b、客服助理對二手業主的以上文件進行查驗、復印,將上述原件退還二手業主,并將復印件留底建檔;
4.2.2.2費用結算
a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業主的水、電表計數;
b、由財務人員核算原業主所欠的應繳費用,并與原業主結清之前所欠一切費用;
c、客戶助理告知二手業主小區的各項收費標準、收費時間及托收方法。
4.2.2.3文件簽署:指引業主簽署《業主規約》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》(如有需要)《委托收款協議》《前期物業服務合同》等,并要求業主在《業主收樓物品/資料簽收單》簽字。
4.2.2.4文件發放:向二手業主發放《業主規約》《服務手冊》《前期物業服務合同》等資料。
4.2.2.5證件辦理
a、回收原業主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;
b、引導二手業主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關證件,做好相關解答。
4.2.2.6業主檔案資料更新
a、手續辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應工作;
b、將二手業主資料歸入業主檔案中,原業主資料保存;
c、業主檔案整理、歸檔,按《業主檔案管理控制程序》執行。
4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。
4.3收樓工作總結:每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預防措施。
5.0支持性文件
5.1《業主規約》
5.2《服務手冊》
5.3《前期物業服務合同》
5.4《商品房買賣合同》
5.5《房屋質量保證書》
5.6《房屋質量說明書》
5.7《物業接管驗收控制程序》
5.8《業主收樓流程圖》
5.9《二手業主收樓流程圖》
5.10《裝修管理控制程序》
5.11《裝修辦理流程圖》
5.12《遺留工程處理流程圖》
5.13《業主檔案管理控制程序》
5.14《業主收樓費用一覽表》
5.15《業主收樓資料一覽表》
6.0質量記錄
6.1《委托銀行繳費協議書》由銀行提供
6.2《委托收款協議》由銀行提供
6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供
6.4《維修基金交付證明》由業主自行辦理
6.5《收樓手續單》售后服務中心提供
6.6《繳款通知書》售后服務中心提供
6.7《業主收樓指引》
6.8《住戶資料登記表》
6.9《消防安全承諾書》
6.10《業主收樓物品/資料簽收單》
6.11《樓宇情況驗收檢查表》
6.12《鑰匙托管聲明》
6.13《證件辦理申請表》
6.14《收樓工作總結/報告》無固定格定
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