天中花園業(yè)主入住管理方案
中天花園業(yè)主入住管理方案
1籌建物業(yè)服務中心
為了使今后能有序地對物業(yè)進行管理,在物業(yè)正式交付使用前,物業(yè)管理公司將設計物業(yè)管理模式,制訂相應的規(guī)章制度及編制有關文件,印制各種證件,進行機構設置、人員聘用、人員培訓等前期工作。
*籌建物業(yè)服務中心,建立組織架構、崗位職責及人員配備,
*制定管理公約、物業(yè)使用須知(或稱物業(yè)手冊)、裝修管理辦法、入伙手續(xù)表、房屋驗收表、業(yè)主信息表等,
*制定入伙的各項程序及收費項目,
*與開發(fā)商約定業(yè)主收樓驗房的操作和整改程序,
*制定業(yè)主或使用人收樓后進行二次裝修的管理規(guī)定,
*招聘或選聘物業(yè)管理人員,
*制定物業(yè)管理內部運作的各項文件和規(guī)章程度及人員考核標準,
*籌備社區(qū)管理網(wǎng)絡各項工作,
*制定物業(yè)管理各項達標目標計劃,并組織實施。
2入住管理
規(guī)范業(yè)主入住和裝修管理,確保業(yè)主順利入住,保障公共設施、共用設備的正常使用,樓宇安全和房屋外觀統(tǒng)一美觀。
3入住資料準備
*根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制《住戶手冊》,《消防安全責任書》、《入住通知書》,
*《入住通知書》的內容要求列明物業(yè)服務中心辦公地點,業(yè)主辦理入住手續(xù)時應帶的資料,證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等。
*印刷以下各類入住表格:
-《(業(yè)主)領用登記表》
-《裝修申請表》
-《住宅使用說明》
-《住宅質量保證書》
-《鑰匙領用登記表》
-《入住驗房表》
-《入住登記表》
4入住環(huán)境布置
*區(qū)內環(huán)境
-入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛。
-插指路牌,由入口處到物業(yè)服務中心,指路牌表明“中天花園物業(yè)服務中心”字樣。
-入口處表明物業(yè)服務中心的辦公地址和辦公時間。
*物業(yè)服務中心辦公環(huán)境
-擺放花盆、盆景給人以隆重喜慶的感受。
-張貼醒目的“辦理入伙手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設置要求做到“一條龍服務”。
-管理人員著裝整潔,精神飽滿。
-辦公室內資料擺放整齊有序。
5入住流程
*發(fā)出入住通知
客戶服務部依照項目物業(yè)服務中心辦公會議設定的時間,向業(yè)主發(fā)送入住通知,內容包括:
-《關于辦理入伙手續(xù)的通知》。
-《致廣大業(yè)主信》
業(yè)主收到入住通知后,應當在規(guī)定的時間內帶齊有關證件和資料到物業(yè)服務中心辦理入伙手續(xù),如果在規(guī)定期限到來的前3天內,業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,客戶服務部應再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù),超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,客戶服務部應將情況向物業(yè)經(jīng)理匯報決定是否再發(fā)函催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:
-《關于辦理入伙手續(xù)的通知》。
-《購房合同》原件和復印件各一份。
-業(yè)主的身份證原件及復印件各一份,一寸彩照每人各兩張。
-單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及其復印件各一份。
-委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。
*辦理入住手續(xù)
管理員在辦理業(yè)主入住手續(xù)時,應首先對以下證件進行檢查:
-《購房合同》原件。
-業(yè)主的身份證原件。
-單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本。
-委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書。
檢查無誤后,管理員將《購房合同》原件,業(yè)主的身份證原件,單位營業(yè)執(zhí)照副本返回業(yè)主,證件復印件及業(yè)主委托書存入檔案。
將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主情況登記表》內,另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。
*交納入住費用
客戶服務指引業(yè)主到財務部交納入住費用,財務部根據(jù)收款項目開具收款收據(jù),一般情況下,入伙費用包括以下項目:
-煤氣開戶費:屬代收代繳費用,小區(qū)無此配套項目的不予收費
-有線電視初裝費,屬代收代繳費用,小區(qū)無此配套項目的不予收費。
-裝修垃圾清理費。
-管理費:預收一年物業(yè)費等。
*驗房收檔
-客戶服務在業(yè)主交完入住費用后交于工程部,由工程部帶業(yè)主驗收房屋,并請業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入伙驗房表中》。
-房屋經(jīng)驗收合格的,管理員應請業(yè)主在《業(yè)主入伙驗房表》中簽字確認。
-驗收中發(fā)現(xiàn)問題,應立即協(xié)商整改。
-整改完畢,再通知業(yè)主二次驗收,二次驗收不合格的,由客戶部跟蹤改進,至合格為止。
*發(fā)放鑰匙
-業(yè)主收樓無問題,根據(jù)業(yè)主要求,由事務部將鑰匙全部交給業(yè)主。
-業(yè)主收樓有問題,事務部將鑰匙交給業(yè)主的同時,征得業(yè)主同意后留一把大門鑰匙,以供整改時使用。
-業(yè)主領取鑰匙時,應在《鑰匙領用表》中簽字。
*簽署《管理公約》和《消防安全責任書》。
-管理員將《管理公約》、《消防安全責任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細閱讀。
-請業(yè)主簽署《管理公約》、《消防安全責任書》。
-管理員將簽署后的《管理公約》、《消防安全責任書》其中的一份存入業(yè)主檔案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。
*資料發(fā)放:管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存:
-《住戶手冊》。
-《服務指南》。
-簽署后的《管理公約》。
-簽署后的《消防安全責任書》。
-《住宅使用說明》。
-《住宅質量保證書》。
*開通水電
