合同登記管理辦法范本

合同登記管理辦法范本

合同登記管理辦法

(一)、合同登記管理要求:

1、合同分類合理、清楚、便于查找。

2、合同文件保存完整,做到無漏辦、無遺失。

3、存檔時認真填寫檔案目錄。

(二)、商品房預售契約及相關合同:

為方便查找規定商品房預售契約按物業類型(soho、半島公寓、豪宅等)樓號進行分類存檔。

與銷售有關的其他合同,如辦理按揭需簽定的借款合同、房屋收押合同;精裝修合同等也應按物業類型及樓號存檔。

售房合同正本轉交公司行政管理部進行存檔,客戶服務部保存副本。

(三)、合同管理:

1、合同指售房合同及與銷售相關的辦理貸款過程中的借款合同、房屋收押合同,精裝修合同,合同變更協議、退房協議等。

2、合同會簽審核制度:

(1)、為了保障合同的嚴肅性,避免正簽合同過程中錯誤的發生,合同的審核實行會簽制度。每套正簽完畢的合同配一張相應合同類別的會簽單(見附件8),按照銷售代理商律師客戶服務部的順序相應人員分別在會簽單上簽字,會簽單簽字完畢,由客戶服務部將合同匯總,準備加蓋公司合同章并由法人代表或委托人簽字。

(2)、與銷售代理商做好合同交接工作。為避免合同丟失,交接合同時客戶服務部應查驗合同份數、客戶名、辦理預售登記所需的基本資料及合同會簽單是否齊全、有效。合同交接完畢雙方在合同交接單上簽字確認。合同交接單由客戶服務部進行存檔。

(3)、客戶服務部將合同轉交給律師進行審核,律師審核完畢在合同會簽單上簽字確認,律師審核合同應在接到合同2日內完成。

(4)、客戶服務部最后進行合同內容的審核校對工作。合同審核完畢,在合同會簽單上簽字確認并將合同匯總由法人代理人簽字并加蓋公司合同章。

3、合同預售登記:

合同簽字蓋章完畢,填寫預售登記表格做合同預售登記,預售登記完畢的合同一份正本轉交銷售代理商并由銷售代理商將合同轉交給客戶。其他一份正本存入公司檔案,另一份正本由客戶服務部存檔,以便隨時查看。

4、合同分物業類型存檔,在物業類型目錄中分樓號存檔,見合同存檔工作流程(詳見流程1)。合同會簽單隨合同進行存檔。

5、對存檔合同進行電腦錄入。

6、遇退房,退房手續辦理完畢及時做合同注銷工作(包括合同預售登記注銷和公司內部檔案注銷)。

7、精裝修合同、辦理貸款手續的借款合同、房屋收押合同也應按物業類型、樓號存檔。

8、預售登記應在合同規定日期內做完。