門業公司辦公器材使用管理辦法

門業公司辦公器材使用管理辦法

門業制造公司辦公器材使用管理辦法

第一條 傳真機的使用管理

一、收傳真:

(一)接收傳真件后,應做好登記工作,并依據傳真件上的收件人姓名、部室,及時送至收件人或部室負責人并做好簽收工作。

(二)沒有明確收件人的傳真件一律先轉至行政部經理處,由其簽轉收件人。

二、發傳真:

(一)市內傳真件,需各部室負責人簽字后方可外傳,長途傳真視同長途電話的規定進行管理。

(二)凡外單位要在行政部發傳真的需經行政部經理簽批后方可外傳。

(三)涉及機要的傳真,按公司的有關規定執行。

三、傳真機管理人員應及時做好當月傳真發送數量的統計和消費品的補充及日常的維修保養工作。

第二條 長途電話的使用

一、公司開通長途電話業務,由專人負責管理。

二、凡因公務需要使用長途電話的本部工作人員,需應依規定填寫《長途電話申請單》,經本部室負責人同意后,方可使用。

三、外單位因公務需要使用長途電話的,須經行政部經理簽批后方可由使用。

四、拔打長途電話應用電信ip電話,以節約話費。

五、《長途電話請單》應暫留存,待次月與電話費單據核對無誤后,一并呈行政部經理核閱,如有誤,所產生的費用由各部室負責人承擔。

第三條 復印機使用管理

一、文件、資料的復印工作實行專人負責制,非行政部工作人員,不得隨意操作復印機。

二、擅自操作復印機,致使機器損壞,應照價賠償。

三、復印文件、資料要服從文印人員的安排。

四、復印文件、資料須辦理登記手續。公司本部人員的復印須由本人所在的部室負責人簽批份數,外單位如確需復印的須經行政部經理審批。

五、機密以上文件一般不復印。確因工作需要復印的,須經行政部經理或總經理批準。

六、復印件應視同原件一樣管理。機密級以上的文件,誰要求復印,誰負責分發與清退。

七、超過50份的批量文件原則上應送印刷廠印制,不予復印。

八、文印人員應每月統計當月復印機的復印情況和使用情況,并呈報行政部經理核閱。

九、復印機的更新、貴重配件的添置應預制計劃,報公司領導批準辦理。消費品的補充和日常維修費用由有權人批準辦理。

十、不得復印私人的材料。

附相關表單:

1、復印登記表;

2、長途電話申請單;

3、傳真件登記表;

4、復印機使用情況登記表。