某小區管理處費用報銷制度-5
小區管理處費用報銷制度(5)
一、目的:進一步規范和完善管理處的費用報銷管理制度,加強費用控制,減少成本支出,完善財務工作流程,提高工作效率。
二、適用范圍:**家園管理處
三、過程與方法控制:
(一)物資采購費用報銷程序:
a、零星物資采購:
1、物資采購之前,須由倉管員填寫《物資采購申請單》報請部門經理同意,方能按照程序進行采購;
2、管理處物資的采購由采購員統一辦理,特殊情況下(如采購員休假),由部門經理指定人員負責采購,且須先申請后采購;
3、物資采購完畢,由指定的檢驗人對物資檢驗并辦理入庫/出庫手續,當天的采購單據必須在次日交由出納報銷及入帳,且當月申請必須當月采購完備,特殊情況下,不能完成項,該項當月取消,于次月再行申請。對于零星物資采購的報銷單據必須在背面填寫用途、經手人、證明人、供貨商電話及供貨商聯系人等。
b、指定供應商物資采購:
1、日常維修材料及清潔用品由指定供應商送貨。
2、辦公用品的采購由供應商直接送貨至管理處后,由部門經理指定專人負責驗貨并簽收;
3、維修、設備類物資采購后,由倉管員負責驗貨并簽收;
4、除直接在公司財務部結帳的貨款外,其余指定供應商款項的結算必須在當月的25-27日由供應商負責人或指定的財務人員持發票及
有管理處相關人員簽字的送貨單前來管理處支取現金或支票,逾期或單據不齊,出納員有權拒付;超過此規定時間期限者不予辦理付款手續,相應款項推延至下一個月;
5、以上指定供應商物資采購的報銷流程及規定事項由采購員負責知會相關供應商。
(二)交通費、醫藥費、通訊費報銷:
1、采購交通費由采購人員直接與采購物資費用一起,填寫同一張《付款申請單》予以及時報銷;
2、上下班交通費,據2002年交通費報銷辦法,每位職員(工)提出書面報告據實報銷,但報銷額度不得超過公司規定的金額。除上下班交通費外,所有外出交通費都要注明起止地點、時間、事由、人數。
3、員工報銷規定范圍以內的交通費(培訓、管理處委派外出辦事、公司指定事項外出),將當天車票交由安全、保潔主辦予以登記(時間、事由、金額、車票數)并在每張車票上注明當事人及時間經人事管理員證明確認后,于每月25-27日統一填寫《付款申請單》交出納處報銷,其余時間不予辦理報銷;
4、規定限額以內(員工30元/月、職(員)工100元/月)的醫藥費報銷,統一于每月25-27日進行,員工的醫藥費由保安/保潔主辦統一填單匯總于指定日報銷,職工的醫藥費由其本人填單于指定日內報銷,其余時間不予辦理,所有醫療費用不得累計跨季度(當月發生當月)報銷。
5、按公司規定享受通訊費的人員,憑電信局發票扣除長途、聲訊、漫游話費后按標準據實報銷,通訊費用標準當月有效,不能累積。
報銷注意事項:
除員工交通費以外,《付款申請單》必須由直接經手人填寫;
《付款申請單》必須依照管理報告收支表中所列開支項目列明用途;
3、每一張《付款申請單》均須填寫齊全日期、付款方式(現金/支票/公司轉帳)、用途說明、大寫金額、小寫金額及經手人,備注欄內注明所附單據份額;
4、每一份報銷單據背面必須注明用途、日期、經手人及證明人;
5、所有報銷單據嚴禁使用釘書機。
6、外出辦事的巴士票、的士票、汽車停車票等小票撕線邊剪齊,同等面值發票排列整齊稍微錯開在廢紙底單上豎列粘貼,并在底單上注明張數*面值=金額。
7、付款申請單、發票單、報銷附件等均粘貼左上角,四邊不封死。
8、交通費、醫藥費單據均單獨填單報銷。
9、凡不符合上述8點要求的付款憑證,出納員有權拒絕報銷。
