學院電話傳真管理制度

學院電話傳真管理制度

學院電話傳真管理制度

第一條 電話管理

（一）電話接打規范

1、接聽電話規范用語

（1）“您好！安徽外國語學院×××部門”

（2）“請稍等，......”

（3）“對不起，他（她）不在，請打他（她）手機或改日再打”

2、撥打電話規范用語

“您好，我是安徽外國語學院的......”

3、接聽原則

接聽電話要迅速、準確、用語簡練、清晰、耐心。接聽電話應在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。

4、掛斷電話

尊、長者優先掛斷；打電話者先掛電話。

（二）電話記錄及處理

1、接聽電話時要做好記錄準備，主要是六大要素：何人、何地、何時、何因、何事、何果。

2、要及時將電話記錄內容轉告當事人。

（三）電話的開通（移機、停機）

因工作需要，由部門提出電話開通（移機、停機）申請，交總務處審核，報分管院長批準。批準后交后勤服務中心負責辦理。

（四）電話故障處理

1、電話機及內部線路在使用過程中出現故障，由各使用部門向后勤服務大廳報修。

2、電話信號等出現故障時，由后勤服務中心負責及時與運營商協商解決。

（五）電話費用結算

1、各部門每部電話每學期都有一定的話費標準，超支由部門負責人承擔，結余部分由部門負責人自由支配。話費標準另行制定。

2、后勤服務中心派員每月到電信局打印電話費用清單，憑清單到財務辦理結算手續。繳費須及時，避免因欠費而停機。

第二條 傳真管理

（一）傳真操作規范

1、發送傳真時明確對方的傳真號碼、姓名，向對方簡單說明發送傳真的事由及接收傳真人員的姓名。重要傳真發送后，需電話確認。

2、接收傳真時問清對方傳真發送給何部門何人，若是純商業性的傳真可以拒收。收到傳真后及時通知相關部門人員領取傳真，并做好登記和簽收。

3、院辦公室文員負責傳真機維護，保障傳真紙張的充足。

（二）傳真使用要求

1、傳真由院辦公室文員操作，其他人員嚴禁接發傳真。

2、嚴格登記制度，發往外地或發送量超過5頁的傳真須經院辦公室負責人批準。

第三條 本制度由院辦公室負責解釋。