報刊信件收發管理程序制度

報刊信件收發管理程序制度

報刊信件收發管理程序

1.目的

對郵件、報刊收發實施控制,確保客戶及時收到郵件報刊。

2.適用范圍

適用于郵件和報刊的收發。

3.引用文件

3.1質量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.職責

4.1保安部報刊收發員負責大廈內郵件和報刊的收發。

4.2保安部經理負責處理投訴及與郵電部門聯系有關事宜。

5.工作程序

5.1客戶辦理信箱使用申請手續

5.1.1客戶需要使用本大廈內的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務室收取費用。

5.1.2物管部憑財務收費票據,填寫《國企大廈室內維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領取信箱鎖匙。

5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規定的標準到財務室交納維修費用。

5.2客戶辦理報刊登記手續

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預訂手續。

5.2.2客戶需要提供收發報刊服務時,憑《報刊訂閱收據》的復印件到收發室辦理登記手續,由收發員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯系電話,并且保留收據復印件,以方便今后查詢。

5.3 收發過程

5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件,收發員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發登記表》中,當日送于客戶。

5.3.2平信、報刊由收發員當天發放到客戶信箱。

5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,如果超過二十天無人領取,大廈收發員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發登記表》上簽字。

5.4接到客戶投訴后,保安部經理立即調查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復解決問題的辦法。由于收發員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領,造成收件人損失的,責令收發員及時向客戶道歉或賠償,并協助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任,由保安部經理與郵電局聯系協商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。

6.質量記錄及支持文件

6.1 《郵件收發登記表》

6.2《報刊訂閱登記表》

6.3《客戶投訴登記表》

6.4《國企大廈室內維修委托單》

郵件收發登記表

序號 日期 樓層

房號 姓名 郵件

名稱 編號 簽收 備 注