大廈業主租戶檔案管理制度
管理部的服務過程是大廈運營的最基本的組成部分。負責公共區域各樓層的各項服務場地管理,也是面對業/租戶各類服務關系。管理部的工作又是銷售工作的延續。
當營業部完成一份租賃合同,業/租戶進駐大廈時,租賃合同的執行就要依靠管理部的服務工作來維系,其工作質量的優劣還會影響到日后業/租戶對管理公司的形象。
1.管理部的主要業/租戶管理任務:
管理部的主要任務就是'服務'。只有健全業/租戶檔案及服務內容,才可能留住舊業/租戶,吸引新業/租戶。
2.管理部業/租戶管理的日常工作包括:
'及時上行下達業/租戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
'協調與業/租戶之間的關系,加強橫向溝通;
'做好與業/租戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
'接聽業/租戶投訴,解決業/租戶投訴;
'接聽業/租戶工程報修電話,及時聯系修復;
3.樓層鑰匙的管理
管理部內設有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內存放有大廈各個樓層、各個單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設立既可為忘記攜帶或遺失的業/租戶提供開門服務,亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。
4.業/租戶檔案管理
業/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般
業/租戶檔案包括以下的資料:
1)收集業/租戶單位資料
2)業/租戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)業/租戶裝修工程文件
4)業/租戶遷入時填具之資料
5)業/租戶資料補充
1]業/租戶聯絡資料
2]緊急事故聯絡人的資料
3]管理人員在日常職務常與業/租戶人事變遷資料
6)業/租戶與管理處往來文件
7)業/租戶違規事項與欠費記錄
8)業/租戶請修記錄
9)業/租戶投訴記錄
10)業/租戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
